Politique confidentialité
1. QUEL EST L’OBJECTIF DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ?
L’objectif de cette politique est de répondre aux obligations d’information de SOGITEC INDUSTRIES, sise SOGITEC INDUSTRIES, enregistrée au RCS de Nanterre sous le numéro 652011867 (ci-après « SOGITEC » ou « nous ») en vertu du RGPD (article 12) et de toute règlementation applicable, de documenter les droits et obligations des clients et des prospects en ce qui concerne le traitement de leurs données personnelles.
La présente politique définit les conditions dans lesquelles nous traitons les données à caractère personnel auxquelles nous avons accès dans le cadre de nos relations pré-commerciales et commerciales.
2. QUELLES DONNÉES TRAITONS-NOUS ?
Les données sont essentiellement collectées directement auprès des clients et prospects de SOGITEC.
En conséquence, nous ne collectons et n’utilisons que les données nécessaires à la conclusion ou l’exécution de contrats, à savoir :
- identité du ou des interlocuteurs (ex : civilité, nom, prénom) ;
- coordonnées professionnelles du ou des interlocuteurs (ex : email professionnel, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel fixe ou mobile, numéro fax) ;
- informations professionnelles du ou des interlocuteurs (ex : poste, grade, fonction) ;
- données techniques selon les cas d’usage (données d’identification ou de connexion telles qu’adresse IP ou logs).
3. COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Les données peuvent être collectées par collecte directe de vos données dans le cadre des relations précontractuelles et contractuelles. Nous pouvons aussi recevoir ces données vous concernant de façon indirecte, via la société Dassault Aviation, société mère de SOGITEC.
4. QUELS TRAITEMENTS RÉALISONS-NOUS ?
SOGITEC procède aux traitements suivants :
| Finalités principales | Sous-finalité | Base légale | Durées de conservation |
| Gestion des prospects | Entrée en relation commerciale, négociation contractuelle, réponse aux demandes | Intérêt légitime | Pour les prospects : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (demande de documentation, clic sur un lien contenu dans un mail, etc.). Pour les clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (à compter du terme d’un contrat) ou du dernier contact émanant du client. |
| Gestion des clients | Procédure KYC Rédaction, signature et suivi des contrats Gestion de la facturation et des paiements Support client Invitation évènements et salons professionnel | Mesures précontractuelles et exécution du contrat | 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle. 10 ans pour les contrats conclus par voie électronique de plus de 120 euros. 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable pour les correspondances commerciales. |
| Gestion des risques | Gestion de l’accès aux bâtiments et vidéoprotection | Obligation légale | Pendant une durée d’un mois maximum – Sogitec se réserve le droit de conserver les données pour une durée inférieure. |
| Digital analytics | Cookies et autres traceurs | Intérêt légitime (hors consentement pour les éventuels cookies publicitaires) | Voir la politique cookies |
5. COMBIEN DE TEMPS SONT CONSERVÉES VOS DONNÉES ?
Nous définissons la durée de conservation des données de nos interlocuteurs auprès de nos clients et prospects au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et notre secteur d’activité, à défaut, en fonction de nos besoin, exposés dans le schéma ci-dessus.
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et de SOGITEC n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
6. QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Les destinataires internes sont les directions opérationnelles concernées et habilitées. Chaque membre du personnel interne qui manipule des informations concernées par le secret de la défense nationale dispose d’une habilitation de sécurité appropriée.
Les destinataires externes sont les sous-traitants et les prestataires de SOGITEC dont nous avons besoin pour l’exercice des relations précontractuelles et contractuelles.
SOGITEC ne procède par principe à aucun transfert en dehors de l’Union européenne. Dans le cas exceptionnel où SOGITEC ou ses sous-traitant y procédait, nous nous assurerions que ce transfert soit encadré par des mesures particulières telles qu’elles sont imposées par le RGPD. Vous pouvez demander à notre délégué à la protection des données d’accéder aux documents autorisant les transferts, s’ils ont lieu.
7. QUELS SONT VOS DROITS ?
En tant que personne concernée, tout salarié d’un prospect ou d’un client de SOGITEC peut exercer ses droits conformément au RGPD et à la loi informatique et libertés, directement auprès de SOGITEC, sous réserve de vérifier que cette demande ne nuit pas aux intérêts du client ou du prospect. Ce droit peut aussi s’exercer directement par le client ou le prospect ou par la personne concernée.
Pour exercer vos droits, ou pour toutes questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel par SOGITEC, vous pouvez écrire directement au DPO, Me Eric Barbry, dont l’adresse mel est dpo-sogitec@racine.eu.
Vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la Cnil si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés. Ses coordonnées sont Service des plaintes de la Cnil, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22
8. SÉCURITÉ ET PROTECTION DES DONNÉES
SOGITEC définit et met en œuvre des mesures de sécurité pour éviter la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données. Les systèmes informatiques et les supports papier utilisés sont organisés et protégés pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos informations.
9. MISE À JOUR
Nous nous réservons le droit de modifier la présentation et le contenu de cette politique. Nous vous encourageons donc à la consulter régulièrement.
